Dokumententransfer aktivieren

Der digitale Versand von vertraulichen bzw. sensiblen Dokumenten per E-Mail kann aus Datenschutzgründen eigentlich nicht ruhigen Gewissens erfolgen, da die Dokumente unverschlüsselt vorliegen und somit vor Missbrauch nicht geschützt sind. Zudem hat immer nur ein Mitarbeiter Zugriff auf die Dokumente, was eine Zusammenarbeit mit anderen Ansprechpartnern erschwert.Mit dem digitalen Dokumententransfer von digibase können Dokumente sicher und einheitlich zwischen Mandanten und den Ansprechpartnern in der Kanzlei ausgetauscht werden.

Grundlagen und Einrichtung

Der Dokumententransfer kann in den Kundendetails unter 'Kunde bearbeiten - Dokumentenfreigabe' aktiviert werden.

Partnerschaften - Kunden

Voraussetzung für die Aktivierung des Dokumententransfers ist, dass der Kunde bzw. Mandant einen aktivierten digibase Account hat und seine Kundennummer in digibase hinterlegt ist.

Dokumente anfordern

Partnerschaften - Kunden

Um Dokumente von Kunden bzw. Mandanten anzufordern haben Sie 2 Möglichkeiten:

Dokumente von einem Kunden anfordern

In den Kundendetails besteht die Möglichkeit über 'Dokumentenfreigaben - Dokumente anfordern' eine Benachrichtigung an den entsprechenden Kunden zu senden, um neue Dokumente anzufordern. Diese Nachricht erhält er als E-Mail sowie als Benachrichtigung auf der digibase Übersichtsseite.

Sammelanforderung

In der Kundenliste besteht die Möglichkeit, Dokumente von allen Kunden - für die Sie den Dokumententransfer aktiviert haben - anzufordern.

Dokumente exportieren

In Ihrem Dokumenten-Archiv finden Sie unter 'Dokumentenfreigaben an Sie' alle Belege, die Sie von Ihren Kunden bzw. Mandanten freigegeben bekommen haben.

Als Zip herunterladen

Laden Sie einfach alle Dokumente als ZIP-Datei herunter. In dem ZIP-Ordner finden Sie alle Belege sortiert nach Kunden- bzw. Mandantennummer. 

Belege filtern

Wenn Sie eine Auswahl an Belegen herunterladen möchten, können Sie die Filterfunktionalität in der rechten Spalte nutzen. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

• Suche: Über die Suchfunktion können Sie sich bspw. alle Belege von einem Mandanten anzeigen lassen.
• Datum von/bis: Selektieren Sie einen gewissen Zeitraum (z. B. alle freigegebenen Belege vom Jahr 2017)
• Exportiert: Sie haben die Möglichkeit nur die neuen (noch nicht exportierten Dokumente) zu selektieren.
• Label: Selektion aller Dokumente die mit einem Label versehen sind (z. B. Steuerjahr 2018)

Die Selektion wird auch beim Herunterladen (ZIP-Ordner) angewandt.

Im Hilfeartikel Dokumente an Dienstleister freigeben > erfahren Sie, wie Kunden bzw. Mandanten Dokumente an Sie freigeben können.