Export der Postenliste und Öffnen in Excel

In diesem Artikel wird der Export der Postenliste für z.B. den Steuerberater und der Import in Excel beschrieben.

Tipp: Wenn nur Summen z.B. der nicht bezahlten Rechnungen benötigt werden, findet man die auch in der Rechnungsübersicht

1.  "Rechnungen" im Hauptmenü auswählen, dann über das Menü "Export der Postenliste auswählen"

2. Dann bei (1) den Datumsbereich für die Buchungen eingeben. Bei (2) kann man die Postenliste auf gezahlte oder teilweise gezahlte Rechnungen eingrenzen, für alle Rechnungen deaktivieren. Bei (3) dann bei Bedarf nochmal eingrenzen auf das Datum der Bezahlung, falls gewünscht. 

Wichtig: Die Geldbeträge sind alle Brutto/einschließlich UST!

3. "Fertig" anwählen und dann die Datei herunterladen

4. Wenn es nur um eine schnelle Ansicht geht, kann die runtergeladene .csv Datei direkt über Doppelklick geöffnet werden. Hier werden aber Sonderzeichen, usw. nicht korrekt dargestellt. Um die Excel sauber zu öffnen werden zusätzliche Schritte benötigt.

5. Eine leere Excel Arbeitsmappe öffnen 

In "Daten" die Option "Aus Text/CSV auswählen"

6. Die heruntergeladene "postenliste.csv" Datei auswählen (meistens im Ordner "Downloads")

7. In dem nächsten Menü, dass aufpoppt dann die Option "Daten transformieren" wählen. 8. Nächsten Menü dann die Spalte "Rechnungsdatum" anwählen und im Auswahlmenü "Datum" selektieren. Danach auf die Spalte "Rechnungsbetrag" und "Währung" auswählen. Für alle Datums/Währungsspalten wiederholen, die anderen Spalten können so bleiben.

9. Wenn das Endergebnis wie unten aussieht mit "Schließen und Laden" abschließen.

10. Das Ergebnis ist eine Excel Liste, die dann wie gewohnt bearbeitet werden kann. Nach freien und hoheitlichen Tätigkeiten kann mittels der Rechnungsnummer gefiltert werden: "RA" für hoheitlich "RB" für frei. 

11. Da momentan die Mahnbeträge noch nicht in dieser Liste aufgeführt werden, kann man diese anhand der Spalte "Mahnstufe" und der Spalte "Rechnungsnummer" (zur Unterscheidung der Mahnbeträge für RB=frei und RA=hoheitlich) manuell in die Liste einfügen. Die Mahnbeträge für Freie/hoheitliche Tätigkeiten sind unter "Einstellungen ->  Rechnungen -> Frei/Hoheitlich -> Zahlungsfristen" hinterlegt.

Wir werden das als Standard in den Export aufnehmen,  derweil gerne auf bei support@digibase.com melden zwecks Unterstützung dafür.